Lassen sich Vorgänge und Bereiche in dieser Branche automatisieren, ohne dass die Beratungsqualität oder das Vertrauen der Mandanten beeinträchtigt wird?
Tatsächlich gibt es bei genauerem Hinsehen viele Prozesse, die sich durch digitale Lösungen optimieren lassen. Dadurch ergeben sich langfristige Kosteneinsparungen. Bedenken wegen der DSGVO oder Datensicherheit kann ich hier gleich ausräumen, denn die von unserem Team digitalisierten Prozesse greifen nicht in die EDV Ihrer Kanzlei direkt ein. Sie verhalten sich wie ein zusätzlicher Außenbordmotor, der Ihrer Kanzlei mehr Schub gibt. Es werden Systeme genutzt, die sehr hohe Sicherheitsstandards haben und für den deutschen Markt zugeschnitten sind.
Als Erfolgsbeispiel führe ich gern die Steuerberatungsgesellschaft von Herrn Martin Müller aus Berlin an. Durch die Automatisierung verschiedener Prozesse, konnte der Umsatz der Kanzlei innerhalb von 3 Jahren verdoppelt werden, ohne mehr Mitarbeiter einzustellen oder den Zeiteinsatz zu erhöhen. Anmerken möchte ich hierzu, dass nicht die Digitalisierung von Prozessen so lange gedauert hat. Aber bis sich alle Mitarbeiter daran gewöhnt und sich die Veränderungen im Umsatz durch mehr Kunden ausgewirkt haben, dauert seine Zeit.
Folgende Bereiche bieten Einsparpotential von Arbeitszeit durch Automatisierung:
- Kommunikation mit Interessenten
- Terminabsprache
- Erinnerungen für Steuertermine
- Zustellung allgemeiner Steuerinfos
- Begrüßung neuer Kunden mit wichtigen Checklisten für die Zusammenarbeit
- automatisierte Belegerkennung und Archivierung
- automatisierte Seminare
- Bewertungskampagne mit Reputationsfilter
- Mitarbeitersuche und Einstellung
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Um diese Automatisierungen umzusetzen sind verschiedene Softwaretools notwendig. Fangen wir mit dem einfachsten Werkzeug an. Ein Termintool wie eTermin oder Terminpilot verhindert das Ping-Pong-Spiel bei der Terminfindung per E-Mail. Der Kunde kann auf der Webseite oder auch durch einen Link per E-Mail selbst unter den freien Terminen einen auswählen. Für mich selbst habe ich die Online Terminverwaltung mit meinem google-Kalender verknüpft, so dass Termine nur zu Zeiten möglich sind, wo ich keine anderen privaten Termine habe. Umgekehrt sehe ich in meinem privaten Kalender, wann ein geschäftlicher Termin steht. So verpasse ich keine Termine mehr, denn ich werde von meinem Handy rechtzeitig daran erinnert. Diese Funktionen sind im Alltag hilfreich, denn Sie sparen Zeit und der Arbeitsablauf muß nicht wegen einer simplen Terminanfrage unterbrochen werden. Sehr praktisch finde ich die flexiblen Möglichkeiten bei den Rahmeneinstellungen für die Terminvergabe. Hier kann ich mir auch einen Tag komplett oder teilweise freihalten, um ohne Unterbrechungen fokussiert zu arbeiten. An diesem Tag ist einfach kein Termin buchbar. Bei einer größeren Kanzlei können alle Mitarbeiter terminlich eingebunden werden und zusätzlich, das ist das Sahnehäubchen, erhalten die Kunden automatische Erinnerungs-Mails, damit nichts schief geht.
Das Werkzeug mit dem größten Effekt für Mandantengewinnung und -bindung bietet die E-Mail-Automatisierung. Als klarer Favorit bei den Werkzeugen gilt hier Quentn. Stellen Sie sich einen Assistenten vor, der jeden Interessenten und Kunden dauerhaft mit nützlichen Informationen versorgt. Mandanten erhalten rechtzeitig Erinnerungen für Steuertermine, zusätzlich gespickt mit nützlichen Checklisten. Ihre Mandanten werden Sie dafür lieben und sich wirklich erstklassig betreut fühlen. Dies zeigt sich dann auch in sehr guten Bewertungen im Internet, was Ihre Reputation bereichert. Zusätzlich werden mit diesem hervorragenden Werkzeug neue Mitarbeiter auf ihre Arbeit vorbereitet, was Ihnen ebenfalls wertvolle Zeit spart.
Noch eine kleine Ergänzung zu dem Thema Bewertungen. Wir verwenden raffinierte Filter-Methoden die nachweislich eine bessere Reputation aufbauen, wodurch die Neukundengewinnung erleichtert wird und sich langfristig auch höhere Preise durchsetzen lassen.
Nach den implementierten Automatisierungen entsteht ein neuer Gesamteindruck der Kanzlei, der sich nicht in Zahlen beschreiben läßt.
Es werden weniger Kleingewerbetreibende mit Schuhschachtel-Belegen angezogen, sondern vermehrt Betriebs-Kunden mit größerem Umsatzpotential. Den größten Erfolg haben hier Kanzleien, die sich fachliche Schwerpunkte setzen. Also nicht alles für jeden anbieten, sondern sich auf eine Berufsgruppe oder Unternehmensform spezialisieren.
Noch mehr digitale Tipps und Beispiele, um Ihnen zeitlichen und finanziellen Freiraum zu schaffen senden wir gerne zu. Wir haben ein Dokument mit 4 Fallbeispielen vorbereitet. Sie erhalten dort Einblick in geheime Prozesse und interne Geschäftszahlen. Nur kurz Ihre Daten eintragen und Sie erhalten sofort die Fallstudien !
